Reclutamiento y selección de personal: guía completa

14 de marzo, 2023

Las personas son el capital más preciado de una compañía. Sus actitudes, habilidades y conocimientos, son factores fundamentales para impactar de manera positiva en los objetivos de la institución. Por eso, uno de los procesos de mayor interés y cuidado para la organización es el de reclutamiento y selección de personal. De esto se encarga el equipo de Recursos Humanos.

El reclutamiento y selección dentro de una empresa es un tema delicado. Por lo cual, este proceso debe basarse en pruebas y herramientas elaboradas de manera objetiva. Que permitan obtener la información necesaria que ayude al área de recursos humanos a predecir el desempeño individual y grupal de los miembros que ingresarán a la institución. 

Debido al foco que deben tener las compañías en dicho proceso hemos diseñado esta completa guía para despejar dudas o implementar buenas prácticas en tu empresa. Se sabe que a partir de un buen proceso de reclutamiento se desencadena un vínculo se puede obtener el mayor de los provechos. 

Empecemos por definir el objeto de dicho proceso.

Objetivos que persigue el reclutamiento y la selección de personal

El principal objetivo del proceso de reclutamiento es atraer a tantos candidatos calificados como sea posible para que los profesionales de reclutamiento tengan una amplia oportunidad de selección. 

Además, el reclutamiento busca:

• Conseguir personas con competencias y experiencia que se conecten con la estrategia de la organización.
• Reducir el «tiempo de contratación», es decir, el tiempo que transcurre desde que se envía la oferta hasta que el profesional empieza a laborar para la empresa. 
• Mejorar con filtros de selección, la tasa de éxito para elegir el candidato más idóneo y descartar los menos cualificados.
• Encontrar el mejor talento humano para tu organización. 
• Aportar nuevas perspectivas y visiones a los distintos departamentos de la compañía. 

Ahora bien, es posible que en términos de la comunicación utilicemos palabras como contratación, selección o reclutamiento, para referirnos al mismo procesos. Pero esto no quiere decir que cumplan con el mismo rol.  Veamos y definamos cada uno de estos conceptos para que en adelante comprendamos la magnitud de dicha experiencia.

¿Qué es la contratación de personal?

Este término hace referencia la etapa final del reclutamiento y selección de personal. La cual consiste en la incorporación oficial de los candidatos como nuevos empleados a la plantilla de la compañía.

Por lo tanto, en esta etapa, todos los documentos legales deben estar preparados y el candidato debe leer el arreglo legal y decidir si firma el contrato. Sin embargo, no sólo deben tenerse en cuenta los aspectos legales sino también otros factores como la negociación del propio contrato de trabajo.

El reclutamiento

Estudia las necesidades del puesto e incentiva a las personas correctas a optar por una vacante. Se define además como un conjunto de procesos. Aquí se combinan:

• Identificación.
• Atracción.
• Entrevista.
• Selección.
• Reclutamiento.
• Posterior incorporación u onboarding.

Los reclutadores suelen ser los responsables de efectuar esta gran tarea dentro de la empresa.

A menudo, estos expertos se enfocan en aspectos claves para encontrar candidatos ideales para todo tipo de vacantes. Sabemos que en la organización hay múltiples necesidades de talento. Entonces, los reclutadores investigan en listados universitarios, agencias, portales de empleo, etc. También, asisten a eventos de redes.

¿Qué es la selección de personal?

La selección de personal mide las probabilidades de que el candidato cumpla con esas necesidades previas identificadas. Por otra parte, la selección de personal tiene el propósito de identificar a los candidatos calificados para cubrir el puesto. Aplicando diversas técnicas como pruebas psicométricas, técnicas o evaluaciones de desempeño.

Entonces podríamos decir que funcionan como una triada que complementan todo el procesos de ingreso de un nuevo trabajador a la empresa. Siendo el orden de los procesos de la siguiente manera: Reclutamiento, selección y contratación.

Como lo que nos atañe en esta guía es determinar todos los elementos que intervienen en el procesos de reclutamiento y selección de personal a continuación veremos las importancia de por qué crear un plan de reclutamiento y sus distintas etapas que lo componen.

¿Qué es y cómo se hace un plan de reclutamiento y selección de personal?

El plan de reclutamiento es una estrategia bien determinada que los reclutadores pueden implementar durante un procesos de vinculación. Lo que busca es reducir el tiempo para elegir el mejor candidato y evitar posibles errores de contratación a corto plazo.

Además, que no se vea como un proceso más de la empresa ni como algo improvisado. Normalmente, es un documento que tiene todos los parámetros y guía el hacer de los profesionales que reclutan.

Donde se estipula la vacante que se desea ocupar. La forma en que se debe hacer el proceso de reclutamiento. Cómo llevar a cabo el proceso de selección y valoración del candidato y por supuesto las necesidades de contratación de la empresa.  

Esto no ocurre de la misma manera en todas las vacantes porque cada una tiene sus características. Pero existen etapas básicas para crear planes de reclutamiento óptimos las cuales verás ahora.

Etapas del proceso de reclutamiento y selección de personal

Identificar la vacante que se necesita cubrir

Pueden existir varias razones para determinar la necesidad de cubrir una vacante. Como:

• La despedida de un empleado.
• La búsqueda de nuevo talento.
• Las salidas por pensión, etc.

No obstante hay un motivo en especial que puede ser motivo de atención y es la alta rotación de personal.

El primer paso es ver de dónde viene la necesidad. ¿Es planeada o es inesperada? Esto será importante porque nos ayuda a monitorizar KPIs (Key Performance Indicators). Si tenemos demasiados problemas inesperados quizá existen otros problemas latentes en la organización. 

Hay que determinar si esa necesidad es real, cuánto va a durar y qué presupuesto tenemos para afrontarla. Estas tres características de la necesidad serán esenciales para determinar qué podemos ofrecer (qué contrato y qué salario). 

Definir el puesto y las competencias

Se debe saber cuáles son las tareas, la frecuencia de las mismas, los riesgos del puesto, responsabilidad y posición en el organigrama. Se trata de determinar las competencias de la persona que ocupe este puesto.

Publicar un anuncio de trabajo

Para empezar, aquí se debe tener claro cuál será el canal de reclutamiento, es decir, decidir si será externa o interna. Si decides activar un proceso de sucesión sería ideal, tarda más tiempo formar a una persona externa para que rinda al máximo en la empresa.

Ahora independiente del canal que elijas, deberás redactar la descripción de la oferta y publicarla en las carteleras de la oficina, los canales como la intranet o en las redes sociales. Ya que estas últimas son el canal predilecto para encontrar personal.

Algunos podrán tener alianzas con universidades y portales de empleo y publicar allí.

Hacer una recolección de hojas de vida

A través de un sistema ATS se pueden agrupar todas las hojas de vida que se presentaron a el cargo. Esto es idóneo porque si por alguna razón quedan excluidos de la oferta algunos candidatos, estos pueden ser útiles para futuras vacantes. Luego hay que cuidar esa información.

Realizar una entrevista personal

Con cada candidato se puede hacer una entrevista virtual o personal. En la actualidad, la modalidad que más se recomienda es la primera, por su facilidad. Hay quienes deciden por la practicidad y el tiempo hacer entrevistas grupales.

En este caso se puede usar alguna dinámica rompe hielo, evaluar capacidades presentando los mismos obstáculos a todos y haciendo preguntas para reconocer la trayectoria profesional y laboral.  

Crear un informe o una ficha para el postulante

Es muy importante recopilar los resultados de las entrevistas y las pruebas de cada candidato. Lo mejor es preparar un informe o documento general que pueda visualizar las fortalezas y debilidades de cada candidato. Y buscar que sea esa información accesible para el área interesada y los directivos. Si fuera el caso.

Conocer y anunciar el candidato seleccionado

Aquí será importante comunicar a todos los candidatos que no fueron elegidos, que no pasaron el filtro. No es necesario detallar las razones por las cuales no pasó la persona. Pero si es importante enviar comunicados como este ejemplo:

Hola (nombre del candidato)

Gracias por tu interés y participación en el proceso de selección para (nombre de la vacante) Es realmente inspirador que quieras ser parte de nuestra compañía. Cumplimos nuestro compromiso de conocer y analizar cada uno de los candidatos y escogimos a la persona con el mejor ajuste entre su perfil y nuestra propuesta.

Aunque no te elegimos en esta oportunidad, logramos un mejor conocimiento de tus capacidades, y podremos invitarte a nuevos procesos. Nos interesa sumar talentos a nuestro equipo y tu perfil seguirá siendo una gran posibilidad para lograrlo.

¡Muchas gracias!

Después, será el momento para comunicarse con el candidato elegido y notificarle sobre la decisión que se ha tomado. Aquí empieza entonces el proceso de contratación.

Es necesario fijar las condiciones finales de la oferta para enviarla al candidato elegido:

• Salario
• Fecha de ingreso
• Número de vacaciones
• Tipo de contrato previamente hablado
• La firma del contrato.

Comunicar a toda la organización

Finalmente, empezará el proceso de onboarding notificando la llegada de un nuevo miembro a toda la comunidad. Reconociendo ante todos su rol, sus funciones e invitando a cada persona a involucrarse en el proceso de bienvenida.

Ahora, con estos pasos será más fácil y no se extenderá el reclutamiento en tu oficina. Enseguida conocerás algunas tendencias que al incorporar con estos pasos marcarán la diferencia y te pondrán en vanguardia respecto a la competencia.  

Tendencias en reclutamiento y selección de personal

Para este año, los reclutadores deberán comprender, administrar e implementar las siguientes tendencias:

Diversidad e igualdad en el equipo de trabajo

Garantizar que las unidades de trabajo estén compuestas por personas que representen la diversidad étnica y de género. Se ha convertido en una parte integral de la contratación moderna.

Esto se debe a que los solicitantes de este puesto suelen estar interesados ​​en conocer las iniciativas, los compromisos. Y la firme postura de la empresa con respecto a la inclusión.

Experiencia de empleado mejorada

Esta nueva modalidad se relaciona con la experiencia general de un empleado con la empresa, desde el primer contacto hasta la terminación del empleo. Este es un paso estratégico fundamental para mantener un excelente ambiente de trabajo, aumentar la productividad e incrementar una actitud positiva en el colaborador.

Empleados con habilidades digitales

La transformación digital se está consolidando en el mundo laboral. Y eso se traduce en que los empleados deben estar preparados para las demandas del mercado en este sentido.

En el reclutamiento comienza con la búsqueda de candidatos con habilidades digitales. De modo que, el candidato deberá tener un conjunto de capacidades que le permitirán hacer uso de los dispositivos y aplicaciones digitales. Todo para acceder a la información y llevar a cabo de mejor manera la gestión de sus tareas o roles en la compañía.

Digitalización del proceso de reclutamiento y selección de personal

El uso de todos los datos recopilados se ha vuelto esencial para las empresas. En particular, para garantizar la seguridad de la información y los datos, los departamentos de recursos humanos pueden crear escenarios de análisis de otros candidatos para procesos futuros.

Aquí entra en juego la tecnología. Ya que se pueden utilizar los famosos software de reclutamiento y resolver de manera significativa sus necesidades en dicho proceso. Liberar al equipo de manera oportuna, reducir la carga de trabajo y ayudar a que se conecten a las mejores estrategias de búsqueda de talento.

Los software o ATS son básicamente, programas informáticos que por medio de una base de datos de solicitantes de vacantes de empleo. Logran ser útiles en el proceso de selección, contratación y seguimiento para facilitarle el quehacer a los reclutadores, todo de manera digital.

A continuación verás la mejor solución todo en uno para alcanzar tus objetivos y tener el equipo ideal en tu compañía.

Software de reclutamiento y selección de personal

La función de Sesame HR es dejar de lado el proceso de reclutamiento para que el proceso sea satisfactorio de principio a fin. Una de las características más importantes es que utiliza inteligencia artificial para centrarse principalmente en la experiencia del candidato y mejorar la calidad del convenio, acortando así el tiempo de contratación.

También porque se adapta al flujo de trabajo de la compañía y permite el reclutamiento vinculándose a distintas plataformas digitales como bolsas de empleo o redes sociales.

Beneficios de usar Sesame HR

A continuación, te contamos las ventajas que contarás si contratas el software de Sesame HR:

• Digitaliza la base de datos del proceso de selección para garantizar la seguridad de la información y la protección de los datos personales.
• Centraliza toda la información en tiempo real y hace que sea fácilmente accesible desde cualquier parte del mundo en cada etapa del proceso de contratación.
• A todas las empresas les ofrece un sistema de seguimiento que les permite comparar los currículos de los candidatos con las descripciones de puestos, clasificando así automáticamente a los participantes.
• Facilita la visibilidad constante del proceso. Lo que permite que los reclutadores conserven e involucren a los candidatos. Entonces la comunicación se vuelve muy conveniente.
• Organiza sus datos de la manera que desee ver y personalizar su portal de reclutamiento.
• Cuando un aspirante se registre, Sesame HR creará una ficha de candidato en el proceso de selección correspondiente de forma automática.

Otros procesos que se pueden relacionar con el reclutamiento y la selección de personal y que incrementan el enganche de tu nuevo empleado a tu compañía son: el onboarding y la evaluación de desempeño. Aquí te dejamos el plus que tiene Sesame HR en cada uno de estas estrategias.

Onboarding

El onboarding o también llamado proceso de incorporación. Está dirigido específicamente a trabajadores nuevos en la empresa, este proceso puede durar hasta tres meses dependiendo cada caso. Con Sesame HR puedes personalizar la experiencia de cada candidato incrementando la empatía que tengas con ellos desde su primer día en la compañía.

Además, al organizar todas las partes del proceso, se puede dedicar más tiempo a conectar a los nuevos miembros con el resto del equipo. Comunicar la cultura organizacional y respetar el tiempo de adaptación de los nuevos integrantes.

Evaluación de desempeño

Por su parte, esta estrategia es una de las más abanderadas por el software ya que, la evaluación de desempeño debe nacer por las necesidades y aportes de mejora que merece tu empresa.

Con este software puedes digitalizar todas tus evaluaciones de desempeño y favorece la retro alimentación dando voz a todos los departamentos de tu empresa. Además, promueve la retención de personal, porque con las respuestas que se encuentra, se diseña planes de carrera enfocados en el desarrollo del personal.

Finalmente, favorece el reskiling.

Es decir, el aprendizaje de nuevas competencias y habilidades. Todo para desempeñar con eficacia una nueva profesión o función dentro de la función y responsabilidad que ya dispongamos del cargo. Eso sin duda es un ¡hit!. Dado que la capacitación constante te hará crecer y le dará sentido de pertenencia a tus colaboradores con la organización.

Si has llegado hasta aquí. Quizá, es porque el interés en tu compañía es muy grande. Tanto que deseas conocer a detalle todo lo que puede potenciar tu departamento de recursos humanos. Por eso quédate con nosotros y visita nuestra sección de recursos, servicios y mucho más.