¿Cómo controlar los gastos de una empresa? [Descarga plantilla Excel]

23 de junio, 2022

Controlar los gastos y costos que maneja una empresa es muy importante para su buen funcionamiento. Eso está claro.

Poner en marcha un negocio, no importa el sector en el que estés, implica hacer ciertas inversiones. A su vez, hacer frente a una gestión documental de gastos fijos o variables.

Los gastos se entienden como una acción específica. Se destina un recurso económico, para conseguir algún objetivo o solventar alguna necesidad.

Tipos de gastos en una empresa

A continuación, encontrarás los tipos de gastos que tiene una empresa. Además, hablaremos de cómo controlar los gastos. Para que no pierdas de vista ninguno y evites tensiones con tu equipo de tesorería.

En una compañía aparecen necesidades todos los días. Ya sea con los empleados, con implementos para dar cumplimiento a la demanda del cliente o para mantener la operación eficiente.

Las empresas tienen por gastos básicos los salarios del personal, los gastos financieros, administrativos y los gastos de mantenimiento locativo. Pero también, los gastos fiscales o tributarios.

Luego, están los gastos imprevistos o variables.

Pero, los gastos fijos son los más importantes, porque determinan la operación constante de la empresa.

Todos estos valores se clasifican, ya sea el momento de su utilidad, si están o no ligados a la producción o si vienen del flujo de caja o no. En cualquier caso, una empresa bien enfocada siempre debe controlar los gastos.

Gastos fijos

Son todos aquellos compromisos que no cambian con el pasar del tiempo. Se mantienen, como su nombre lo indica fijos dentro del presupuesto de gastos del negocio. Aquí puede entrar el alquiler del espacio donde está ubicado y por supuesto la nómina de tus empleados.

Costos variables

Los gastos variables son los que fluctúan de acuerdo a las dinámicas de la empresa. Como cuando los precios de servicios suben en el espacio alquilado, los impuestos o las materias primas.

Gastos directos

Es un rubro que está ligado con el producto o servicio que la empresa ofrece. Por ejemplo, gastos de producción, comercialización y venta del producto.

Gastos indirectos

Se refieren a los gastos por producción, que no están muy vinculados al producto o al servicio. Aquí están los dineros que se destinan al capital humano, por ejemplo. 

Por flujo

Hace referencia a los gastos que implica que la empresa debe hacer el pago. Aquí están incluidos casi todos los costos que maneja una empresa.  

Gastos sin flujo

Son gastos que tiene la empresa, pero que ella no los realiza siempre. Por ejemplo los gastos de provisión. Esto se refieren a la acción de guarda de manera pasiva de un dinero, preparándolo para una obligación futura de pago de la empresa.

¿Por qué controlar los gastos de manera digital?

Existen aplicaciones digitales para controlar los gastos. Dado que todo se guarda en formato digital, la información correría menos riesgo de deteriorarse o perderse. Un riesgo que sí suele aparecer con las plantillas de papel.

Adicional a ello, se gestionarían de manera correcta y sencilla los tickets o facturas. Esto optimiza el proceso que debe hacer el personal para organizarlos y recopilarlos.

En relación con lo anterior, un ejecutivo debe estar al tanto de los detalles de cada gasto. Para ello, debe remitirse muchas veces a la fuente.

Con una solución digital será muy fácil. Esto gracias a que en el campo digital están centralizados y compilados los tickets en el mismo lugar. Pueden encontrarse a través de etiquetas o categorías de gastos.

Y por supuesto, porque la preparación para controlar los gastos a tiempo, facilita la previsión de gastos futuros y ajustes en los ingresos.

En conclusión, muchas empresas ya saben que no debes esperar a que tu negocio entre en crisis para optar por softwares para controlar los gastos.

Este tipo de software facilita el desarrollo cotidiano de tu compañía y aporta estabilidad laboral. Beneficios muy relevantes en la actualidad. 

Descargar plantilla para el control de gastos

Conforme el negocio crece, es muy complicado no contar con herramientas o departamentos que se encarguen en exclusiva de la gestión de los gastos.

Por lo anterior, aquí encontrarás una plantilla gratuita para descargar, en formato Excel. La podrás personalizar, de acuerdo a las medidas administrativas y necesidades que tenga tu organización.

Quédate en Sesame HR y aprovecha todas las guías, artículos y plantillas que tenemos para ti.

Plantilla Excel para controlar los gastos

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