Plantilla para crear el organigrama empresarial

13 de diciembre, 2022

El organigrama empresarial es un esquema gráfico que representa la estructura interna de una empresa. En él se reflejan las relaciones jerárquicas y las competencias de estas. Brinda información sobre las estructuras departamentales y la organización de la empresa.

Las empresas que cuentan con una estructura organizacional clara son más eficientes. Además, se comportan mejor ante los retos del mercado. La expresión de esta estructura es el organigrama empresarial. Por eso es una herramienta invaluable para cualquier organización.

En este artículo te vamos a explicar todo sobre organigrama empresarial y también sobre organigrama funcional. Pero además, te vamos a aportar una plantilla útil, que puedes descargar para crear tu organigrama de empresa.

Utilidad del organigrama empresarial

Un organigrama empresarial es de mucha importancia para recursos humanos. Esto es debido a que dicho departamento es el responsable de todo lo relacionado con la plantilla laboral.

En tal sentido, el organigrama da un orden dentro de la empresa. Así se facilita la comunicación, y la retroalimentación entre los trabajadores y la empresa.

Esta herramienta ayuda a planificar las acciones de atracción, selección, reclutamiento, contratación y fidelización del talento. En otras palabras, la gestión de recursos humanos.

Además, se puede planear, delinear e implementar campañas de comunicación interna y otras actividades específicas de recursos humanos.

Impacto de visualizar el organigrama empresarial

En consecuencia, todo será más fácil si puedes ver de forma gráfica cómo opera un área determinada. Por eso, el organigrama contribuye con el funcionamiento estratégico. Esto con recursos humanos y actividades puntuales como el manejo de nómina, o uso de un software de gestión documental, resultan más eficaces.

Para recursos humanos el organigrama le permite conocer dónde está ubicado cada trabajador que forma parte de su plantilla. Además los ubica en un departamento específico.

Estrategias basadas en el organigrama

Las estrategias que usan el organigrama empresarial tienen que ver con: estrategias de evaluación de desempeño y seguimiento de cada trabajador.

Para el trabajador el organigrama también reviste de mucha importancia. Para él, es la guía perfecta para conocer a quién debe dirigirse dentro de la empresa.

Cuando ingresa un nuevo empleado al equipo de trabajo, uno de los documentos principales que este debe recibir es el organigrama empresarial.

Con el organigrama el empleado observa la distribución jerárquica. Y le permite delimitar los roles de cada empleado. Esto da un ahorro de tiempo, efectividad y facilita el cumplimiento de metas y objetivo con un trabajo de equipo.

Así el trabajador sabrá cómo dividir el trabajo y conocerá cuáles son los niveles administrativos. Además, conocerá cómo se interrelacionan los diferentes departamentos, así como las características y el perfil de cada puesto.

Por eso es tan útil el organigrama empresarial, tanto para la empresa como para el trabajador.

¿Cómo elaborar un organigrama empresarial?

Para plantear un organigrama empresarial se debe pasar un proceso de análisis, estructura y definición. Esto es porque en él debe estar claro el orden y disposición de todos los cargos.

Para ello es primordial analizar cuáles son las características de la empresa, su actividad y cómo es su plantilla. Luego de estudiar cuál es la actividad de la empresa, se determina cuál es la mejor estructura para el modelo de negocio.

Opciones de organigrama para tu empresa

En este sentido se puede optar por una organigrama funcional (más adelante revisaremos este modelo con más detenimiento), por producto, por tipo de cliente o por condición geográfica. Luego de esto debes conocer cuál es el número de empleados que conforman la plantilla; y cuáles son sus funciones.

A partir de allí, marca el número de niveles jerárquicos y determina si es una empresa vertical u horizontal. Luego, define las funciones de cada empleado para evitar que se solapen. Incluso, definir esto te ayudará a controlar el absentismo laboral.

Entonces, asigna los puestos de mando y las responsabilidades a cada uno de estos empleados. Luego, dibuja el organigrama descargando toda la información obtenida en los pasos realizados.

Utiliza un software para organigramas

Con un software como el de Sesame HR puedes conocer muy bien la estructura de la empresa. Recuerda que es importante mantener un organigrama ordenado y actualizado. Esto beneficiará tanto a los encargados de recursos humanos como a los propios empleados.

De este modo, si la información no está actualizada, el organigrama no será confiable y la gente dejará de consultarlo. Por eso es muy importante contar con una herramienta que permita dar claridad.

Lo anterior también cobra mayor importancia si se trata de un retorno al trabajo después de un periodo largo fuera de él. Con el organigrama se conoce cuántas personas trabajan en cada equipo y cómo se disponen los espacios comunes. El software permite agilizar estas actualizaciones.

¿Cómo funciona el software de Sesame HR para el organigrama empresarial?

El software de Sesame HR ayuda a las empresas a crear organigramas de forma fácil. Dichos organigramas se pueden modificar en cualquier momento y lugar.

Permite colocar foto del empleado, su cargo jerárquico o gerencia y el área a la que pertenece. Una vez recopilada la información, los encargados de recursos humanos la anexan. A partir de aquí, Sesame HR se encarga de agregarla de manera automática, conectar todos los cargos y presentarlos con la estructura escogida.

Al tener más datos se puede expandir el organigrama como lo quiera ver:

• Por equipos.
• Toda un área.
• Una persona en específico.

Gestión online y fácil

Además, el organigrama online de Sesame HR ayuda a que los nuevos empleados conozcan la estructura interna y a sus compañeros. Y se evitan errores como:

• Duplicación de funciones.
• Errores de control interno.
• Departamentalización inadecuada.

Además, dentro de las funciones del software de organigramas de Sesame HR se encuentra: poder descargar de él la plantilla para crear el organigrama empresarial. Con ella puedes introducir los datos que conforman la estructura de la empresa y construir el organigrama a tu medida.

Organigrama funcional: principales características

Ahora que ya conoces los aspectos básicos del organigrama empresarial y cómo crearlo con Sesame HR, nos parece importante ahondar en un punto más. Se trata del organigrama funcional.

Este indica las funciones que tiene que cumplir cada departamento en una empresa. Debe permitir que se divida el trabajo de manera eficiente, para evitar confusiones dentro de la empresa.

Ahora veamos algunas de las características más relevantes de este modelo de organigrama.

1. Establece autoridad y niveles de jerarquía. Con esto se puede distinguir quién debe dirigir o dar las órdenes. De este modo se evitan malentendidos en la cadena de mando. Por otra parte, si se presenta algún inconveniente se conoce sobre quién recae la responsabilidad.
2. Facilita el análisis de la organización para los ejecutivos. Dichos ejecutivos deberán tomar decisiones en el corto, mediano y largo plazos, basados en esta información.
3. El organigrama funcional es un instrumento útil al momento de expandir una empresa. Permite evaluar qué departamentos pueden asumir mayores responsabilidades o cuáles requieren más personal o recursos. Esta información da una herramienta muy útil para evaluar la posibilidad que tiene una empresa para expandirse.

¿Cómo implementar un organigrama funcional en una organización?

A través de un organigrama de una empresa, como el funcional, se puede apreciar de manera visual y estratégica cómo opera el negocio por áreas y funciones. Así se aclaran los flujos de comunicación, cadenas de mando, puestos y actividades.

Para implementar un organigrama funcional se deben seguir los siguientes pasos:

1. Identificar el área y los procesos. Se debe revisar si hay una unidad que no está considerada; que no se dupliquen áreas o si se debe crear un departamento nuevo.
2. Establecer el flujo de comunicación y una cadena de mando. Es importante determinar la jerarquía entre los empleados, grupos y líderes. Esto permite saber dónde ubicar cada unidad dentro del organigrama funcional.
3. Perfilar los departamentos, áreas o equipos. Elaborar el perfil de cada departamento, describirlos con claridad y de forma breve.
4. Verificar las funciones de cada unidad. Señala las funciones de cada unidad, tareas que se deben cumplir para alcanzar los objetivos y las tareas de cada empleado.
5. Indicar cuales son las responsabilidades de cada área, cual es el alcance y los límites de las funciones analizadas.
6. Diseñar el organigrama funcional. La representación gráfica es libre y dependerá de la creatividad (el software de Sesame HR te facilita esto), recordando que el esquema debe ser funcional, claro y simple. 
7. Evaluar la viabilidad del organigrama. Para que el diagrama represente en verdad los procesos que ejecuta la empresa.
8. Comunicar y documentar tu organigrama. Se debe archivar en un lugar donde se pueda consultar, además se debe comunicar a cada empleado. Así conocerán a qué departamento pertenecen y cuáles son sus funciones.

Recuerda, un organigrama funcional se centra en las capacidades de los empleados y las tareas que debe llevar a cabo cada departamento. De este modo se logra que la empresa funcione con todas sus piezas acopladas.

¿Para que se requiere un organigrama funcional?

Si se quiere realizar un organigrama funcional solo se necesita dividir la empresa en funciones; estas pueden ser de administración, marketing, contabilidad, recursos humanos, etc.

Se debe distinguir, a su vez, nuevas funciones dentro de cada una de ellas. En las empresas en las que se utiliza un organigrama funcional los empleados por lo general tienen funciones bien definidas. Esto permite que sea más fácil determinar las responsabilidades.

Tipos de organigramas funcionales

1. El organigrama vertical es el más común y conocido. Su estructura se diseña para ser leído de arriba hacia abajo. En este organigrama el CEO de la empresa es el primero, luego irán descendiendo según sus rangos.
2. Organigrama horizontal se lee del lado izquierdo hacia el derecho. La persona con mayor rango se encontrará siempre en la parte izquierda, a la derecha el resto del equipo.
3. Organigrama mixto, fusiona el organigrama vertical y el horizontal. El liderazgo se lee de arriba hacia abajo y de izquierda a derecha se despliegan los departamentos.
4. En el organigrama circular, el eje de estructura se fundamenta en una persona o departamento. El de más adentro del circulo posee mayor jerarquía y el de fuera la menor.

Esperamos que toda esta información sobre organigrama empresarial y organigrama funcional te resulte útil. Además, recuerda descargar la plantilla que en Sesame HR te obsequiamos para hacer el organigrama de tu empresa.

Plantilla de organigrama empresarial

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